Die Ingenieurgesellschaft für Verkehrs- und Eisenbahnwesen mbH (IVE mbH) ist ein Beratungsunternehmen für Eisenbahnen und schienengebundenen Verkehr und entwickelt inhouse die dafür benötigte Software.

Nur mit einem starken Team ist es der IVE mbH möglich, die Qualität ihrer Dienstleistungen und ihrer Softwareprodukte stetig auf höchstem Niveau zu halten und Ziele erfolgreich zu erreichen. Um dieses weiter sicherstellen und sich auch konsequent weiterentwickeln zu können, sind wir laufend auf der Suche nach Verstärkung.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung und des gesamten Teams suchen wir für unseren Standort in Hannover eine

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

• Du unterstützt den Betrieb administrativ z. B. bei der Korrespondenz national und international und bei klassischen Sekretariatsaufgaben sowie bei Recherchen, Dateneingaben und Ablage- und Dokumentenmanagement.
• Du erledigst Buchhaltungsaufgaben wie Rechnungslegung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr selbstständig und kümmerst dich um die vorbereitenden Arbeiten der Buchführung für unser Steuerbüro.
• Du arbeitest im Team für die Monats- und Jahresabschlussarbeiten und kommunizierst mit Wirtschaftsprüfern, Banken und Behörden.
• Als Ansprechpartner unserer Teams unterstützt Du dieses bei der Bearbeitung von Anfragen und Angeboten sowie im Vertragsmanagement und überwachst Kundenaufträge und Projekte.
• Du wirkst mit im Bereich des Controllings durch Reporting und Unterstützung im Rahmen von Kalkulationen.
• Du unterstützt die Teams bei der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Du kümmerst dich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Gästebetreuung.
• Du unterstützt bei der Personaladministration (Bearbeitung von Ein- und Austritten, Arbeitsverträge, Altersvorsorge, Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse).
• Du kümmerst dich um die vorbereitende Lohnbuchhaltung u.a. Berechnung von Über- und Supportstunden.
• Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Bewerbungsmanagement und bei Stellenausschreibungen.

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung (Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Studium und/oder Abschluss zum/zur geprüften Sekretär/-in und/oder mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position des mittleren Managements).
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel), hast Buchhaltungskenntnisse und verfügst über hervorragendes Organisationsgeschick, eine schnelle Auffassungsgabe und gute Kommunikationsfähigkeit.
• Du hast Willensstärke und Ausdauer bei Deiner selbständigen und zielorientierten Arbeitsweise.
• Mit Deiner Team- und Kommunikationsfähigkeit treibst Du motiviert das gemeinsame Ziel voran.
• Deine sehr guten Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch lassen Dich jederzeit die richtigen Worte in Wort und Schrift finden.
• Du interessierst dich für Verkehr und Mobilität mit Schwerpunkt Schienenverkehr und möchtest deinen persönlichen Beitrag für eine digitalisierte und klimafreundliche Zukunft des Verkehrs leisten.

• Dein Start bei IVE mbH: Eine mehrwöchige individuelle Einarbeitung durch einen Coach und unser Team.
• Unbefristete Anstellung: Dich erwartet nach der erfolgreich bestandenen Probezeit von 6 Monaten ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeit.
• Gewachsenes Unternehmen mit Start Up - Flair, kurze Kommunikationswege und hilfsbereite Kollegen in einem aufstrebenden mittelständischen Unternehmen.
• Wohlfühl-Arbeitsplatz: Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, modernste Technik, Firmenhandy, keine Großraumbüros.
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten ermöglichen dir einen ausgewogenen Alltag.
• Zukunftsweisendes Arbeitsumfeld: Spannendes und abwechslungsreiches Arbeiten - interdisziplinär, professionell, kreativ und innovativ.
• Für Verpflegung ist gesorgt: Gratis Getränke (Kaffee, Wasser) und Bio-Obst.
• Attraktiver Standort: Du erreichst uns bequem mit den öffentlichen Verkehrsmitteln in Hannover.
• Mobiles Arbeiten: Möglichkeit des mobilen Arbeitens.
• Weitere Benefits: Freistellung am 24. und 31. Dezember, Gemeinschaftsevents (Neujahrsfeier, Sommerausflug).